Projecten

Diverse opdrachten als procesbegeleider bij bijeenkomsten rondom eenzaamheid,  informatiemanagement, organisatieveranderingen en wijkbijeenkomsten – mei 2017 tot heden. Als procesbegeleider ondersteun ik (project)groepen op een hele effectieve manier om in korte sessies snel resultaat te behalen. Stap voor stap, met de werkvorm die daar het beste bij aansluit. Wanneer ik zelf de projectleider ben, maak ik bij de start van een project ook heel graag gebruik van procesbegeleiders. Vaak werken we dan aan het projectplan. In één dag verzamelen we gestructureerd en op een inspirerende manier alle input die ik vervolgens verwerk in het projectplan.
Ondersteuning bovengenoemde projectgroepen. Mijn rol als PMO’er:
  • Zorgen voor stabiliteit met o.a. het voorbereiden en notuleren van vergaderingen, het aanbrengen van structuur in de verschillende processen, het opstellen en bijhouden van de planning en het aanjagen en coördineren van allerlei zaken binnen de projectorganisatie.
  • Onderhouden van contacten met externe partijen (ontwikkelaars en aannemingsbedrijven), bij de omgevingswet met het bestuur over procesmatige onderwerpen en met de griffies voor het organiseren van bijvoorbeeld raadsbijeenkomsten.
Het WFA en de 7 regionale gemeenten werken samen aan een digitaal depot i.h.k.v. digitaal werken bij de overheid. Streefdatum eind 2018. Mijn rol als PMO’er:
  • Ondersteuning projectleider met de business case en het advies om te starten met een Europese aanbesteding voor de bestuurders
  • Bewaken planning van de verschillende activiteiten
  • In beeld brengen en nauwlettend volgen van bestuurlijk besluitvormingsproces
Implementatie van een samenwerkingsplatform voor 7 Westfriese gemeenten. Mijn rol als projectleider:
  • De input voor het projectplan verzorgd door in een aantal workshops met het projectteam de technische en functionele vereisten te bepalen onder leiding van de leverancier.
  • Met een pilotgroep in sprints de functionaliteiten getest.
  • 200 gebruikers getraind voor het gebruik van sharepoint.
Het realiseren van één centrale plek waar de fysiek inkomende post voor 7 gemeenten, Westfries Archief, Werksaam en DeSom gesorteerd en gescand wordt. Mijn rol als projectleider:
  • Samen met alle stakeholders een Plan van Aanpak en Business Case gemaakt
  • In deze fase stonden samenwerkingsscenario en implementatieplan centraal inclusief de voorwaarden om snel te kunnen schakelen zodra het licht op groen zou gaan. Denk hierbij aan het harmoniseren van de postprocessen en het zorgen voor draagvlak op de verschillende locaties.
In nauwe samenwerking met de kwartiermaker in eerste instantie als PMO’er en later meer in de rol van management assistente.
  • In de projectorganisatie ondersteunde ik het projectteam, maakte voortgangsrapportages, hield de projectplanning en projectbegroting in de gaten.
  • Tevens zorgde ik voor de communicatie naar de medewerkers van de 6 gemeenten en de stakeholders.
De organisatie maakte een ontwikkeling door van een projectorganisatie naar een staande organisatie. Niets was nog geregeld. Ik kreeg de ruimte om heel veel op te pakken zowel op het gebied van huisvesting (inrichting en verhuizing naar een ander pand), als het vormgeven van de managementondersteuning, het opzetten van communicatie (nieuwsbrieven en website) en facilitaire zaken (inkoop). Ik heb handleidingen geschreven voor o.a. de inhuur van personeel, archiefverwerking, declaratieverwerking en besluitvormingsprocessen en heb gezorgd dat zaken als communicatie, huisstijl, website, huisvesting en dergelijke gewoon geregeld werden en een plek kregen in de organisatie.
  • Projectondersteuning ontbinden Sociaal Domein (gemeenten Schagen/Hollands Kroon) - 2017
  • Projectondersteuning samenwerkingsverband SED (gemeenten Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland) –2012 tot 2015
  • Projectondersteuning Werkgroep P&O herindeling gemeente Boarnsterhim – 2012
  • Projectondersteuning fusietraject drie gemeenten West-Friesland (Wervershoof, Andijk en Medemblik) – 2009 tot 2011
Herindelingen en samenwerkingsverbanden zijn complexe en hectische processen. In mijn rol als projectondersteuner zorgde ik voor stabiliteit en bood ik ondersteuning met onder andere het voorbereiden en notuleren van vergaderingen, het aanbrengen van structuur in de verschillende processen, het bijhouden van de planning en het aanjagen en coördineren van allerlei zaken binnen de projectorganisatie. Ik streefde hierbij altijd naar optimale kwaliteit, efficiëntie en het beste voor de projectorganisatie.
Het Westfries Archief heeft geen eigen bestuurssecretariaat en maakt van mijn diensten gebruik voor de voorbereiding en verslaglegging van de bestuursvergaderingen. In het kader van mijn opleiding Projectmanagement heb ik voor het WFA het projectplan ‘West-Friesland op de kaart’ geschreven over het opzetten van  een geografische website waarmee het WFA haar historische informatie kan delen met het publiek.
De informatiemanagers van de 6 aangesloten gemeenten zijn de gesprekspartners van het Shared Service Center DeSom (samenwerking tussen 6 gemeenten op gebied van ICT). Ik bereid de vergaderingen voor, bewaak de actielijst en probeer alle radertjes in de relatie tussen DeSom, gemeente Hoorn en dit platform op elkaar aan te laten sluiten. Eveneens nauw betrokken geweest als projectondersteuner bij het tot stand komen van het programma Harmonisatie Informatielandschap.
Samen met het dagelijks bestuur en het bestuurssecretariaat het besluitvormingsproces efficiënter ingericht en de digitale verkenner gestructureerd, sjablonen opgesteld voor terugkerende documenten en het gebruik van sneltoetsen in Outlook aangeleerd. Hierdoor werd het administratieve werk voor de bestuursleden, maar ook voor het bestuurssecretariaat eenvoudiger en minder tijdrovend.
Na de totstandkoming van de ambtelijke samenwerking, in 2015, is met de raden afgesproken drie jaar later een éénmeting te houden. In mijn rol als PMO’er heb ik het hele logistieke proces georganiseerd, bewaakt en verslag gelegd van alle interviews van de stakeholders, raden, medewerkers, OR en de externe omgeving over de vraagstelling: Is de dienstverlening verbeterd t.o.v. vóór de samenwerking?
Samen met Heleen Valkema (Secretarial Services) en Liesbeth van Reek (acteur/trainer) een workshop ontwikkeld voor een bestuurssecretariaat. Het doel: werken aan samenwerking tussen de verschillende secretariaten (bestuur- en sector), het belang van communicatie en de uitdaging als secretaresse in beweging te komen. Belangrijke thema’s waren: van reactief naar proactief werken en hoe word je als secretaresse een goede sparringpartner.
  • Ondersteuning Regiodirecteuren BNI Nederland
  • Projectondersteuning ‘Kwetsbare ouderen in de huisartsenpraktijk’
  • Ondersteuning DOinNWH (Business Netwerk voor Duurzaam Ondernemen)
  • Ondersteuning Westfriese Bedrijvengroep Enkhuizen e.o.
  • Notuleren van diverse vergaderingen in profit/non-profit sector
  • Het voeren van diverse secretariaten voor verschillende sectoren
  • Projectsecretaris Woningcorporatie
  • Secretariaatsscans diverse organisaties in samenwerking met Quanjer Advies
  • Docent Nederlands bij taleninstituut
  • Ondersteuning bij RIVM 100 jaar bestaan
Samen met een klein team organiseren we jaarlijks een sponsorloop (2,5, 5 en 10 km) voor kinderen uit oostelijk West-Friesland. We zorgen dat de inschrijvingen vlot verlopen, dat ze een leuk programma aangeboden krijgen en dat er voldoende posten en verkeersregelaars onderweg zijn. Het voelt goed om naast mijn drukke baan tijd vrij te maken voor kinderen die het minder goed hebben in andere delen van de wereld. Met een relatief kleine inspanning, door velen gedragen, wordt enorm veel geld opgehaald (jaarlijks zo’n € 17.000).