Efficiënt werken: hoe pak je dat aan?

Het voorjaar is niet alleen thuis maar ook op het werk een goed moment om zaken onder de loep te nemen. Als projectmanager werk ik in wisselende organisaties. Dat helpt om met afstand tot de dagelijkse gang van zaken en met een frisse blik te kijken naar verschillende werkprocessen.

Hoe efficiënter alles verloopt, hoe minder irritatie en hoe sneller we resultaat boeken. Hieronder een paar ervaringen uit mijn praktijk.

SharePoint

Sinds vorig jaar ben ik als projectleider betrokken bij de implementatie van SharePoint in 7 gemeenten in West-Friesland. Een eyeopener op het gebied van efficiënt werken. Je treft elkaar op een online platform en kunt vanaf je eigen werkplek op elk gewenst moment samenwerken aan projecten en documenten. Geen onoverzichtelijke hoeveelheid e-mails meer met de vraag of je wel de laatste versie van een document voor je hebt. Of je zoekt iemand met een bepaalde expertise. In de profielen van de deelnemers vind je wat iedereen te bieden heeft. Communiceren en samenwerken gaan zoveel sneller en makkelijker in SharePoint.

Papierloos werken

Mijn opdrachtgevers weten het al: het verminderen van de papierstroom is één van mijn stokpaardjes. Waarom zou je bijvoorbeeld facturen of bonnetjes nog op papier kopiëren als je er heel eenvoudig een foto van kunt maken met je telefoon of tablet en deze digitaal aan alle betrokkenen kunt sturen? Of waarom aantekeningen maken op papier terwijl je ze, als je dat digitaal doet, altijd op elk apparaat bij je hebt. Gelukkig zijn er tegenwoordig veel handige apps die dit makkelijker maken.  Ontdek de mogelijkheden van bijvoorbeeld Genius Scan, OneNote en Notitieblok+.

In veel gevallen kan de “papieren” procedure losgelaten worden. Het vraagt simpelweg om een andere manier van denken én gewoon doen. Na verloop van tijd wil je niet anders meer.

Een volle mailbox en toch belangrijke informatie gemist?

E-mail is bij uitstek geschikt om tijdwinst en papierbesparing te realiseren. Toch levert het ook extra druk op: een overvolle mailbox, archivering, onnodig veel cc-tjes, toch nog een printje….

Dit maak ik geregeld mee:

Wat is de vraag?: stel je vraag zo helder en concreet mogelijk zodat de ander weet wat er precies verwacht wordt. En is een e-mail niet duidelijk? Even bellen voor opheldering werkt vaak sneller.

Waar ging het ook alweer over?: geef het duidelijk aan in de onderwerpregel. Bij een lange e-mailcorrespondentie raakt de oorspronkelijke vraag soms ondergesneeuwd met het gevaar dat je essentiële informatie mist.

En wat ook helpt? Pas de onderwerpregel niet aan. Wanneer je dan de optie “Weergeven als gesprek”aanvinkt, houdt Outlook alle mailtjes over één onderwerp bij elkaar.  Je vindt deze optie in Outlook onder “Beeld”.

Geen gezoek meer naar de reacties van alle betrokkenen!

Cc-tjes en Bcc-tjes: zijn alle geadresseerden ook echt betrokken bij het onderwerp? Onnodige Cc-tjes en Bcc-tjes zorgen voor overvolle mailboxen terwijl het doel niet altijd duidelijk is.

En als laatste: de mailtjes met ”bedankt”. Hoe aardig bedoeld ook, je kunt ze beter achterwege laten.

Ga bewust om met e-mails en werk ook mee aan het verminderen van de druk. Daar heeft iedereen plezier van.

Is dat alles?

Er is uiteraard nog veel meer winst te behalen. Sneller werken met Outlook bijvoorbeeld of effectiever omgaan met je browser.

Waar heb jij ervaring mee? Laat het weten. Ik meld me weer zodra ik wat nieuws ontdek.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *