Digitaal of papierloos vergaderen: het hoe en waarom

papierloos vergaderen efficiënt en effectief

Een groot deel van onze werktijd gaat op aan vergaderen. Dat kost ook het nodige in de voorbereidingen en in de uitwerking van notulen, besluiten en actiepunten. In veel gevallen worden de stukken zelfs nog op papier verzameld en verspreid. Dat is echt niet meer van deze tijd. Lees verder en ontdek hoe vergaderen efficiënter, effectiever en vooral met meer gemak kan.

Vergaderfrustraties

In mijn werk als PMO’er kom ik ze regelmatig tegen: vergaderfrustraties van projectleiders, teamleden, bestuurders en ondersteuners die de weg al kwijt zijn nog voor de vergadering echt begint. Stukken ontbreken, liggen door elkaar of komen op het laatste moment binnen, de agenda is niet volledig, er is onvoldoende zicht op de afspraken en actiepunten, het uitwerken van de notulen is onnodig gecompliceerd en tijdrovend… Dit zit het vergaderen maar ook de besluitvorming nodeloos in de weg.

Hoe dan wel?

Is het dan zinvol om alle stukken te mailen? Dat lijkt op het eerste gezicht al een stuk efficiënter. In de praktijk blijkt het echter minstens zoveel werk en verwarring op te leveren als de geprinte agenda’s, stukken en besluiten. Want hoe weet je zeker dat je de meest recente versie van een document hebt? Moet je nog alle e-mails doorworstelen om te kijken of je wel de juiste versie van de agenda hebt voordat je de vergadering in gaat? Hoe vaak heb je de tussentijdse versies lokaal opgeslagen? Met als gevolg een zinloze belasting van de digitale geheugencapaciteit. En niet te vergeten, hoe veilig is de e-mail eigenlijk? Het risico dat vertrouwelijke informatie op de verkeerde plek terechtkomt is heel reëel. Gelukkig kan het anders.

De essentie van papierloos vergaderen

Het begint met de keuze voor een echte vergaderapplicatie die verder gaat dan alleen een DMS (documentmanagementsysteem). Hiermee kun je van begin tot eind het hele vergaderproces digitaliseren: van agenda tot besluiten, acties en notulen. Je vult de agenda geleidelijk aan en koppelt alle stukken direct aan het betreffende agendapunt. Nieuwe versies van documenten vervangen meteen de oude. Zo heeft iedereen bij de start van de vergadering volledige en up-to-date informatie.

In die digitale documenten kun je ook aantekeningen maken. Zo heb je wel de voordelen van papier maar dan zonder het gedoe. Besluiten kunnen snel en effectief genomen worden. Acties worden meteen vastgelegd en gemonitord. Het geheel is beveiligd en alleen toegankelijk voor specifieke personen.

Wat is er zoal te koop?

Zelf heb ik hele goede ervaringen met iBabs waarvan ik bij mijn huidige opdrachtgever de implementatie van A tot Z begeleid heb (zie ook mijn vorige blog). Uiteraard vraagt het van de gebruikers en ondersteuners een behoorlijke investering om over te stappen op een nieuw systeem. Des te prettiger dat de overgang soepel verliep en iedereen er erg tevreden over is 😊

Er zijn ook andere applicaties op de markt. Denk aan OurMeeting, Petear of Notubox. In essentie bieden ze vergelijkbare oplossingen en zorgen ze in de context van vergaderingen voor:

  • Enorme tijdwinst
  • Minder papier en meer veiligheid
  • Effectievere besluitvorming.

Mijn pleidooi: ga voor papierloos en kies voor efficiënt en veilig!

Wat zijn jouw ervaringen met vergaderapplicaties? Heb je met verschillende applicaties gewerkt en kun je voor- en nadelen benoemen? Reageer hieronder en help vergaderfrustraties mee de wereld uit.


In mijn blogs schrijf ik over mijn ervaringen als freelance projectleider, PMO’er, implementatie begeleider en procesbegeleider bij de (semi)overheid. Efficiency en procesverbetering met behulp van digitalisering spelen daarin een belangrijke rol. In dat proces richt ik me graag op de gebruiker: hoe kom je tot de beste resultaten in het samenspel tussen de digitale tool en de mens? Wat is er nodig om voldoende vertrouwen en kennis te verwerven? In die rol voel ik mij het meeste thuis.

Ik deel graag de kennis en ervaringen uit mijn dagelijkse praktijk maar ben ook benieuwd naar wat anderen hierover te vertellen hebben.

Mijn streven? In de laatste week van elke maand een bijdrage publiceren en daarmee anderen inspireren.

Laten we elkaar blijven versterken!

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *