In mijn vorige blog had ik het over het papieren ‘vergaderleed’. Ik kom het regelmatig tegen wanneer organisaties (nog) geen gebruik maken van een digitale vergadertool zoals bijvoorbeeld iBabs. Dat is ook aan de orde in het dagelijkse teamwerk. Wat kun je hier inzetten om het makkelijker en efficiënter te maken? De tool die ik met plezier gebruik is Teams, een onderdeel van Microsoft Office 365. De focus ligt hier op effectieve en snelle online communicatie met alle teamleden. Je gaat écht digitaal samenwerken dus.
Wat levert Teams je op?
De 5 belangrijkste voordelen die mij keer op keer opvallen zijn:
- Eén centrale digitale omgeving, ingedeeld op project of onderwerp
- Documenten veilig opgeslagen, snel toegankelijk en altijd in de meest actuele versie
- Snelle en gerichte communicatie met alle teamleden (via ‘chat’ of ‘gesprekken’
- Koppeling aan applicaties als OneNote en Planner, of elke andere waarmee je wilt werken
- Bovendien kunnen ook deelnemers van buiten de organisatie toegevoegd worden.
Stel je eens voor wat het betekent om dit allemaal per e-mail of live voor elkaar te krijgen? Documenten heen en weer sturen, checken of alles is aangekomen en in de juiste versie, afvinken of iedereen het gelezen en van commentaar voorzien heeft…
Met Microsoft Teams kun je op elk moment en op elke plaats (via de mobiele app) overal bij. Veel tijd- en energiewinst dus.
Het mag duidelijk zijn dat je livecontacten met collega’s er ook op vooruitgaan wanneer de ergernissen weggenomen zijn 😉
Ervaringen uit de praktijk
Bij mijn huidige opdrachtgever in Friesland zetten we Teams in om met drie gemeenten en een externe partij binnen één samenwerkingsplatform te werken. Dat is essentieel voor de veiligheid van de informatie en de accurate en transparante uitwisseling ervan. Het sluit bovendien goed aan bij het streven naar Lean en Agile werken.
Dit is wat deze gebruikers erover zeggen:
Teams heeft een hele prettige ‘look & feel’.
Het is overzichtelijk en begrijpelijk.
Het werkt heel intuïtief.
Ik merk het nu al aan mijn mail. Die wordt steeds minder en dus beter te behappen.
Hoe begin je eraan?
Goeie vraag. Teams is weliswaar een onderdeel van Office 365, toch betekent het niet dat je het zonder degelijke voorbereiding kunt inzetten in jouw organisatie. Gebruikers moeten doordrongen raken van de winst van deze nieuwe manier van werken en een goede training is echt onmisbaar. Bovendien is het noodzakelijk om vooraf na te denken over bijvoorbeeld de mappenstructuur. Hoe houd je het overzichtelijk? Bied je een standaard structuur aan of laat je het vrij? Ook het vinden van elkaar binnen de chatfunctie vraagt om werkafspraken. Het is echt niet fijn wanneer tussen de zakelijke gesprekken opeens vakantiefoto’s opduiken of iets over de nieuwjaarsbijeenkomst.
Heb jij ook vragen over of ervaring met Teams? Neem contact met me op en laten we ze uitwisselen. We kunnen van elkaar leren!
Voor nu alvast veel plezier met de komende decembervieringen en graag tot in het nieuwe jaar!
In mijn blogs schrijf ik over mijn ervaringen als freelance projectleider, PMO’er, implementatie begeleider en procesbegeleider bij de (semi)overheid. Efficiency en procesverbetering met behulp van digitalisering spelen daarin een belangrijke rol. In dat proces richt ik me graag op de gebruiker: hoe kom je tot de beste resultaten in het samenspel tussen de digitale tool en de mens? Wat is er nodig om voldoende vertrouwen en kennis te verwerven? In die rol voel ik mij het meeste thuis.
Ik deel graag de kennis en ervaringen uit mijn dagelijkse praktijk maar ben ook benieuwd naar wat anderen hierover te vertellen hebben.
Ik streef ernaar in de laatste week van elke maand een bijdrage te publiceren en anderen daarmee te inspireren. Hier vind je alle vorige publicaties terug.
Laten we elkaar blijven versterken!