De overheid gaat steeds verder met het digitaliseren van processen, dat ervaar ik elke dag in mijn werk bij gemeenten. Er is een toenemend besef van de noodzaak om bewuster om te gaan met tijd en middelen. De digitale tools zijn inmiddels ook ruimschoots voorhanden. Toch is de elektronische handtekening vaak nog een struikelblok. Want hoe werkt het precies? Hoe pas je het efficiënt toe?
Verder optimaliseren digitaliseringsproces
Ooit in een grijs verleden werden nagenoeg alle documenten bij gemeenten ‘nat’ ondertekend. Dat kost heel veel tijd en veel print- en scanwerk.
Nu maakt de digitale handtekening het technisch mogelijk om met slechts enkele klikken documenten elektronisch te ondertekenen. Makkelijk en snel dus. Om de efficiency te waarborgen en de kosten te beperken is het echter wel nodig om het hele proces goed onder de loep te nemen. Hoe pak je dit aan?
Stap 1: de elektronische handtekening in al haar vormen
Allereerst is het belangrijk om te weten dat er 3 varianten zijn, namelijk:
- De eenvoudige of simpelweg een gescande handtekening, zonder rechtsgeldigheid
- De geavanceerde, waarbij de identiteit van de ondertekenaar vastgelegd en de authenticiteit van het document geborgd en bewaakt wordt. Rechtsgeldigheid is gelijk is aan die van de natte handtekening.
- De gekwalificeerde gaat nog een stapje verder door de toevoeging van een certificaat waarbij op verschillende momenten de authenticiteit van de ondertekenaar gecontroleerd wordt.
Het spreekt voor zich dat elk type voor- en nadelen heeft. Op het gebied van rechtsgeldigheid maar ook op het vlak van gebruiksgemak en kosten. Zo is voor de gekwalificeerde handtekening het aanvraag- en uitgifteproces ingewikkeld en het vraagt om specifieke software. Dat loopt al snel in de papieren. Het scheelt dus een hoop als je weet wat echt nodig is.
Stap 2: welke handtekening voor welk document
Onderzoek vervolgens wat voor jouw organisatie zinvol is. Je komt al snel tot de ontdekking dat een groot deel van de documenten helemaal niet ondertekend hoeft te worden. En in de praktijk blijkt overigens dat de geavanceerde handtekening het meest gebruikt wordt, vooral bij formele besluiten. De beste manier om een helder beeld te krijgen, is om samen met een werkgroep met juridische expertise een goede inventarisatie te maken. Het is even een klusje maar het is het meer dan waard.
Stap 3: vind de juiste tool
Zodra dat uitgekristalliseerd is, kun je een keuze maken voor de tool die daar het beste bij aansluit. Kijk behalve naar de kosten ook naar het gebruiksgemak. Een rondje langs aanbieders op het internet levert je vele opties. Zelf heb ik goeie ervaringen met iBabs (dat als laatste stap in het besluitvormingsproces de elektronische handtekening toevoegt). Niet alleen voor de elektronische handtekening trouwens, zoals je hebt kunnen lezen in mijn blog over papierloos vergaderen.
Een gestroomlijnde workflow: winst voor iedereen
Als je deze stappen doorlopen hebt, kun je ervan uitgaan dat het ondertekenen van documenten een stuk sneller en efficiënter zal verlopen. De winst is duidelijk: een geoptimaliseerd proces waarin tijdrovende en vaak onnodige stappen verleden tijd zijn.
Wil je meer weten over mijn ervaringen of heb je zelf suggesties? Stuur me een berichtje en ik neem contact met je op.
In mijn blogs schrijf ik over mijn ervaringen als freelance projectleider, PMO’er, implementatie begeleider en procesbegeleider bij de (semi)overheid. Efficiency en procesverbetering met behulp van digitalisering spelen daarin een belangrijke rol. In dat proces richt ik me graag op de gebruiker: hoe kom je tot de beste resultaten in het samenspel tussen de digitale tool en de mens? Wat is er nodig om voldoende vertrouwen en kennis te verwerven? In die rol voel ik mij het meeste thuis.
Ik deel graag de kennis en ervaringen uit mijn dagelijkse praktijk maar ben ook benieuwd naar wat anderen hierover te vertellen hebben.
In 2020 streef ik ernaar in de laatste week van de maand een bijdrage te publiceren en anderen daarmee te inspireren. Hier vind je alle vorige publicaties terug.
Laten we elkaar blijven versterken!