Communicatie in projectmanagement. Valkuilen en successen.
Dit herken je vast: je hebt een vraag of vertelt iets, hebt helder voor ogen waar het over gaat en neemt aan dat de ander je begrijpt. Als het niet zo is, dan vraagt hij wel door toch? Maar wat als dat niet gebeurt? Wat als de alarmbellen pas gaan rinkelen als je steeds opnieuw niet het antwoord op je vraag krijgt. Irritatie ligt op de loer en – niet onbelangrijk – de efficiency van het project komt in de knel.
Aannames: een klassieke communicatievalkuil
Ja, ik kwam hem tegen en ik had het niet meteen door. Ik begreep maar niet waarom onze leverancier een aantal keren met voorstellen kwam die totaal niet aansloten bij onze vraag. Uiteindelijk bleken we allebei een compleet andere invulling te geven aan het begrip gebruikersgemak. Je zou versteld staan hoe verschillend je daarover kunt denken als klant en als leverancier. Volkomen legitiem en zonder het door te hebben van elkaar. De klassieke LSD methode (Luisteren-Samenvatten-Doorvragen) had ons hier veel tijd bespaard.
Zonder weerstand
De vorige ervaring nam ik mee in een project waarbij 7 gemeenten in West-Friesland werken aan het harmoniseren van bepaalde werkmethodes. Hoe krijg je alle neuzen één kant op? Zijn mensen wel bereid om hun oude vertrouwde werkwijze op te geven voor iets nieuws waarvan nog maar moet blijken of het werkt?
Luisteren naar wat er leeft, de visie en de praktijkervaringen van anderen was een voorwaarde voor het slagen van dit project. Daarom heb ik vanaf het begin alle betrokkenen uit de praktijk persoonlijk benaderd. Wantrouwen of weerstand konden worden weggenomen zodat we samen de blik konden richten op het einddoel: een efficiënter en uniform werkproces. Noodzakelijk als je gaat samenwerken met meerdere gemeenten.
Koploper
West-Friesland loopt trouwens met deze informele samenwerking tussen 7 gemeenten voorop in Nederland. Een samenwerking die gericht is op verbetering van efficiency en gebruik maakt van elkaars sterkte zonder formele grondslag. Dit om de regio daadwerkelijk een stap verder te brengen.
Het mag duidelijk zijn dat goede communicatie in deze context van levensbelang is. De moraal van mijn verhaal is dan ook: wees je bewust van de mogelijkheid dat de ander iets anders ziet of hoort dan jij en check op tijd of je wel op één lijn zit.
Dan weet je zeker dat de kat voor beide partijen dezelfde kant op loopt.
Welke lessen heb jij geleerd als het gaat om communicatie in (complexe) projecten? Laat het weten zodat we van elkaar kunnen blijven leren.