Projecten

Trainer iBabs (papierloos vergaderen)
2019 – heden

iBabs maakt van mijn kennis en enthousiasme gebruik om bij verschillende organisaties medewerkers te trainen in het gebruik van de vergadertool. Zowel de voorbereiding van een vergadering als de vergadering zelf worden op deze manier efficiënter ingericht.

Gemeente Leeuwarden
PMO – Deelprojecten Programma Digitaal Werken

juni 2018-heden

Samen met de gemeente Waadhoeke en Noardeast-Fryslan werkt de gemeente Leeuwarden aan het Programma Digitaal Werken. Als PMO/deelprojectleider ben ik o.a. verantwoordelijk voor:

  • voorbereiding implementatie zaaksysteem voor wat betreft veranderkundige aspecten (o.a. communicatie- en opleidingsplan)
  • implementatie Ibabs (inrichten bestuurlijk besluitvormingsproces, ontwikkelen opleidingsprogramma, trainen van medewerkers).
  • implementatie digitale handtekening in iBabs
  • het besluitvormingsproces zowel op programma- als op projectniveau.
  • opstellen van programma- en projectplanningen, opzetten van de (financiële en algemene) projectadministratie en het bewaken daarvan.

Procesbegleider – Diverse opdrachten
2017 – heden

Bij bijeenkomsten rondom o.a. informatiemanagement, organisatieveranderingen en wijkbijeenkomsten.

Als procesbegeleider ondersteun ik (project)groepen op een effectieve manier om in korte sessies snel resultaat te behalen. Stap voor stap, met de werkvorm die daar het beste bij aansluit.
Wanneer ik zelf de projectleider ben, maak ik bij de start van een project ook heel graag gebruik van procesbegeleiders. Vaak werken we dan aan het projectplan. In één dag verzamelen we gestructureerd en op een inspirerende manier alle input die ik vervolgens verwerk in het projectplan.

Bestuursondersteuning Gemeenschappelijke MR
Stichting Blosse Heerhugowaard (basisonderwijs)
2018

Samen met het dagelijks bestuur en het bestuurssecretariaat het besluitvormingsproces efficiënter ingericht en de digitale verkenner gestructureerd, sjablonen opgesteld voor terugkerende documenten en het gebruik van sneltoetsen in Outlook aangeleerd. Hierdoor werd het administratieve werk voor de bestuursleden, maar ook voor het bestuurssecretariaat eenvoudiger en minder tijdrovend.

Regio West-Friesland 
PMO Platform Informatiemanagers
januari 2015 – juli 2018

De informatiemanagers van de 6 aangesloten gemeenten zijn de gesprekspartners van het Shared Service Center DeSom (samenwerking tussen 6 gemeenten op gebied van ICT). Ik bereid de vergaderingen voor, bewaak de actielijst en probeer alle radertjes in de relatie tussen DeSom, gemeente Hoorn en dit platform op elkaar aan te laten sluiten.

Eveneens als projectondersteuner nauw betrokken geweest bij het tot stand komen van het programma Harmonisatie Informatielandschap.

Projectleider regionale scanstraat 
West-Friesland
juli 2016 – januari 2018

Het realiseren van één centrale plek waar de fysiek inkomende post voor 7 gemeenten, Westfries Archief, Werksaam en DeSom gesorteerd en gescand wordt. Mijn rol als projectleider:
 

  • Samen met alle stakeholders een Plan van Aanpak en Business Case gemaakt.
  • In deze fase stonden samenwerkingsscenario en implementatieplan centraal inclusief de
    voorwaarden om snel te kunnen schakelen zodra het licht op groen zou gaan. Denk hierbij aan het
    harmoniseren van de postprocessen en het zorgen voor draagvlak op de verschillende locaties.

Gemeente Enkhuizen – PMO Omgevingswet Nieuwbouw winkelcentrum
mei 2017 – juni 2018

Mijn rol als PMO’er bij bovengenoemde projectgroepen:

  • Zorgen voor stabiliteit met o.a. het voorbereiden en notuleren van vergaderingen, het aanbrengen van structuur in de verschillende processen, het opstellen en bijhouden van de planning en het aanjagen en coördineren van allerlei zaken binnen de projectorganisatie.
  • Onderhouden van contacten met externe partijen (ontwikkelaars en aannemingsbedrijven), bij de omgevingswet met het bestuur over procesmatige onderwerpen en met de griffies voor het organiseren van bijvoorbeeld raadsbijeenkomsten.

Gemeente Enkhuizen – PMO Eénmeting
SED Organisatie
mei 2017 – augustus 2017

Na de totstandkoming van de ambtelijke samenwerking, in 2015, is met de raden afgesproken drie jaar later een éénmeting te houden. In mijn rol als PMO’er heb ik het hele logistieke proces georganiseerd en bewaakt alsook verslag gelegd van alle interviews van de stakeholders, raden, medewerkers, OR en de externe omgeving over de vraagstelling: Is de dienstverlening verbeterd t.o.v. vóór de samenwerking?

Westfries Archief
PMO e-Depot Westfries Archief
juni 2017 – juni 2018

WFA en de 7 regionale gemeenten werken samen aan een digitaal depot i.h.k.v. digitaal werken bij de overheid. Streefdatum eind 2018. Mijn rol als PMO’er:

  • Ondersteuning projectleider met de business case en het advies om te starten met een Europese aanbesteding voor de bestuurders
  • Bewaken planning van de verschillende activiteiten
  • In beeld brengen en nauwlettend volgen van bestuurlijk besluitvormingsproces.

Westfries Archief
Bestuursondersteuner
2014 – juni 2018

Het Westfries Archief heeft geen eigen bestuurssecretariaat en maakt van mijn diensten gebruik voor de voorbereiding en verslaglegging van de bestuursvergaderingen. In het kader van mijn opleiding Projectmanagement heb ik voor het WFA het projectplan ‘West-Friesland op de kaart’ geschreven over het opzetten van een geografische website waarmee het WFA haar historische informatie kan delen met het publiek.

PMO gemeentelijk
herindelingen en samenwerking

september 2011 – mei 2017

  • PMO ontbinden Sociaal Domein (gemeenten Schagen/Hollands Kroon) – 2017
  • PMO samenwerkingsverband SED (gemeenten Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland) –2012 tot 2015
  • PMO Werkgroep P&O herindeling gemeente Boarnsterhim – 2012
  • PMO fusietraject drie gemeenten West-Friesland (Wervershoof, Andijk en Medemblik) – 2009 tot 2011

Herindelingen en samenwerkingsverbanden zijn complexe en hectische processen. In mijn rol als projectondersteuner zorgde ik voor stabiliteit en bood ik ondersteuning met onder andere:

 

  • Voorbereiden en verslaglegging van vergaderingen
  • Aanbrengen van structuur in de verschillende processen
  • Bijhouden van de planning
  • Aanjagen en coördineren van allerlei zaken binnen de projectorganisatie.

Ik streefde hierbij altijd naar optimale kwaliteit, efficiëntie en het beste voor de projectorganisatie.

Project- en managementondersteuning
Opzetten Shared Service Center De Som
januari 2013 – december 2016

In nauwe samenwerking met de kwartiermaker als PMO’er ter ondersteuning van het projectteam met o.a.:
   

  • Huisvesting (inrichting en verhuizing naar een ander pand)
  • Vormgeven van de managementondersteuning
  • Facilitaire zaken (inkoop)
  • Handleidingen voor o.a. de inhuur van personeel, archiefverwerking, declaratieverwerking en besluitvormingsprocessen
  • Opzetten van communicatie, nieuwsbrieven, website, huisstijl, huisvesting enz.

Bestuursondersteuning 
2008-2016

Ondersteuning Regiodirecteuren BNI Nederland

  • Projectondersteuning
  • ‘Kwetsbare ouderen in de huisartsenpraktijk’
  • Ondersteuning
  • DOinNWH (Business Netwerk voor
  • Duurzaam Ondernemen)
  • Ondersteuning Westfriese Bedrijvengroep Enkhuizen e.o.
  • Notuleren van diverse vergaderingen in profit/non-profit sector
  • Het voeren van diverse secretariaten voor verschillende sectoren
  • Projectsecretaris Woningcorporatie
  • Secretariaatsscans diverse organisaties in samenwerking met Quanjer Advies
  • Docent Nederlands bij taleninstituut
  • Ondersteuning bij RIVM 100 jaar bestaan

‘Secretaresse in beweging’ 
4-daagse workshop
oktober 2015 – december 2015

Samen met Heleen Valkema (Secretarial Services) en Liesbeth van Reek (acteur/trainer) een workshop ontwikkeld voor een bestuurssecretariaat. Het doel: werken aan samenwerking tussen de verschillende secretariaten (bestuur- en sector), het belang van communicatie en de uitdaging als secretaresse in beweging te komen. Belangrijke thema’s waren: van reactief naar proactief werken en hoe word je als secretaresse een goede sparringpartner.

Secretariële ondersteuning
Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad
mei 2012 – april 2015

In aanvulling op het gebruikelijke secretariaatswerk, heb ik samen met het bestuur het werk efficiënter ingericht door het structureren van de (digitale) verkenner, het opstellen van sjablonen voor terugkerende documenten en het gebruik van sneltoetsen in Outlook. Hierdoor werd het administratieve werk voor de bestuursleden eenvoudiger en minder tijdrovend.

Kennismaken? U kunt mij bereiken op 06 11220248 of per mail anke@eenkoren.nl

Wat kun je van mij verwachten?

Anke Eenkoren Projectondersteuning