Het proces van de bestuurlijke besluitvorming is complex. Tussen het opstellen van een advies en het moment waarop het in college en/of raad behandeld wordt, zitten veel verschillende stappen waarbij meerdere medewerkers betrokken zijn, elk vanuit hun eigen discipline. Dat zorgt voor de nodige knelpunten. Gelukkig kunnen deze vaak opgelost worden door de koppeling van een goed zaaksysteem aan een volwaardige (vergader)tool, zoals iBabs. Het gaat echter om meer dan alleen het omzetten van de ‘papieren’ processtappen naar een digitale tool. Dat is precies waar de externe implementatie-begeleider waarde toe kan voegen. Iemand met kennis van het proces en afstand tot de organisatie kan helpen de digitaliseringsslag vlot te laten verlopen.
De papieren praktijk
In een papieren proces zijn stroperigheid, onduidelijkheid rondom de status en verlies van informatie veel voorkomende knelpunten. Om nog maar te zwijgen over het tijdverlies en de irritaties die dat met zich meebrengt. Verder lijkt het makkelijker om ‘papieren’ deadlines niet te respecteren. Jammer genoeg komt de druk hierdoor vooral bij de laatste schakel terecht. Dit is echt voorbij is wanneer alles gedigitaliseerd is. Iedereen heeft dan overzicht en inzicht, weet in welk stadium het besluitvormingsproces zich bevindt en wat er nog nodig is.
In de praktijk blijkt het nog een hele klus om een dergelijke digitalisering intern op te zetten, een goed overzicht te krijgen en de motivatie op peil te houden bij alle stakeholders. En ja, oude ‘papieren’ gewoontes zijn ook lastig los te laten; digitaal voelt als minder tastbaar. Een externe implementatiebegeleider kan in dit proces veel betekenen. Zeker als die ervaring heeft met het reilen en zeilen rondom de bestuurlijke besluitvorming bij gemeenten en met de digitalisering ervan.
Dit is hoe ik het meestal aanpak.
De eerste analyse
We beginnen uiteraard met een degelijke analyse van het actuele proces en het uittekenen van het nieuwe. Dan is het aan de organisatie om een keuze te maken: op welk punt komt de knip tussen het zaaksysteem en bijvoorbeeld iBabs? Vaak is archivering het uitgangspunt: blijft alles wel goed bewaard? Sommige gemeenten kiezen er daarom voor om zoveel mogelijk processtappen in het zaaksysteem in te richten. Met een koppeling tussen iBabs en het zaaksysteem is de archiveerfunctie gewaarborgd maar kunnen ook andere overwegingen meegenomen worden. Denk aan gebruiksvriendelijkheid of rechtstreeks publiceren naar een website (bijv. het RIS). Er ontstaat zo een veel completer en beter toegankelijk systeem.
Persoonlijk geef ik in elke fase van de implementatie de voorkeur aan een interactieve werkwijze, met alle betrokkenen. Wanneer we zoals nu door Corona niet fysiek bij elkaar kunnen komen, werk ik graag met het whitebord van Teams, een digitaal post-it bord. Zo komen we samen tot een helder en compleet beeld.
Snel resultaat
Is iBabs al geïmplementeerd en bekend, bijvoorbeeld als vergadertool, dan kijken we naar de onderdelen van het besluitvormingsproces die makkelijk en snel te digitaliseren zijn, de quick wins. Dat houdt de deelnemers scherp en gemotiveerd. De andere processtappen worden eerst verder onderzocht.
Voor elk implementatietraject maak ik een planbord en ik kom wekelijks live of online samen met alle stakeholders. Op die manier werken we gestructureerd en actief toe naar het eindresultaat dat steeds op ons netvlies blijft: een efficiënt bestuurlijk besluitvormingsproces.
Helikopterblik en gedrag
Om een goed beeld te hebben van deze digitaliseringsslag, is meer nodig dan alleen de kennis van het proces en een tool als iBabs. Als externe implementatiebegeleider kun je dit – mede door de afstand tot de organisatie – makkelijker integraal bekijken en aanpakken.
Het is daarnaast goed om te weten dat een dergelijke verandering van systeem en werkwijze ook om een aanpassing van het gedrag van de deelnemers vraagt. Gaandeweg help ik hen mee te bewegen met de nieuwe aanpak zodat ze vertrouwen krijgen dat het echt efficiënter en prettiger werkt wanneer alle onderdelen van de bestuurlijke besluitvorming in één gedigitaliseerd systeem terug te vinden zijn. Dat vraagt – net als de implementatie zelf – tijd en aandacht. Ik geef ze graag beide.
Het bestuurlijke besluitvormingsproces digitaliseren is een hele kluif. Maar een goede tool als bijvoorbeeld iBabs maakt het een stuk eenvoudiger en vooral prettiger werken.
Nieuwsgierig?
Heeft dit artikel je nieuwsgierigheid gewekt? Ben je op zoek naar ondersteuning in de (verdere) digitalisering van het bestuurlijke besluitvormingsproces in jouw organisatie met iBabs? Ik kom graag in gesprek over de mogelijkheden. Kijk ook op mijn website www.ankeeenkoren.nl