Ambtelijke samenwerkingen en fusies van gemeenten met als doel een efficiëntere organisatie en verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening. Maar wel tegen lagere kosten. Het zijn complexe processen waar veel mensen bij betrokken zijn. Wat maakt dat het ene project soepeler verloopt dan het andere? Hoe zorg je ervoor dat het personeel tijdens deze zware klus niet ondergesneeuwd raakt? En blijven de inwoners van de verschillende gemeenten goed bediend, zowel tijdens als na de afronding van het project?
Minder werkdruk
Dergelijke complexe projecten leveren veel extra werkdruk op voor de medewerkers doordat het project hun dagelijkse werkzaamheden doorkruist. Hoe kunnen zij goed blijven functioneren als er eigenlijk een dubbele taak op hun bord ligt? De opluchting is dan ook voelbaar wanneer in deze situatie een projectteam met gerichte ervaring ingeschakeld wordt. De extra werkdruk blijft hanteerbaar. Binnen het projectteam heeft elk teamlid namelijk zijn eigen rol en kan hier alle aandacht aan besteden. Tegelijkertijd worden de medewerkers tijdig geïnformeerd en vakkundig begeleid om de doelstellingen te realiseren. Zij hoeven de kar niet alleen te trekken.
Natuurlijk heeft het projectteam op zijn beurt ook ondersteuning nodig om de veranderingen zo effectief mogelijk door te voeren.
Meer tijd, rust en duidelijkheid
Het is mijn ervaring dat de bestuurssecretariaten binnen de organisatie absoluut over de benodigde vaardigheden beschikken maar dat de tijd om beide rollen te combineren het grootste knelpunt vormt. Als ervaren projectsecretaresse heb ik voldoende afstand tot de organisatie en kan ik me volledig richten op de ondersteuning van de projectorganisatie en de procesbegeleiding.
Een paar voorbeelden zijn:
- voorbereiding van vergaderingen en verslaglegging
- bewaken van deadlines
- vaart houden in het proces
- stagnaties signaleren
- structureren en stroomlijnen van de documentenstroom.
Dit alles zorgt ervoor dat alle deelnemers precies weten waar ze in het proces staan, waar de relevante en meest actuele informatie terug te vinden is en wat er van hen op welke termijn verwacht wordt.
En de medewerkers? Die voelen zich serieus genomen doordat de extra druk van een dergelijk veeleisend project beter verdeeld wordt.
Volwaardige partner met bestuurlijke kennis
In het ambtelijke veld is het daarnaast natuurlijk van belang om te weten hoe de organisatie-structuur in elkaar zit:
- Wat is de functie van de raad en van het college?
- Wie is waarvoor verantwoordelijk?
- Hoe zit de besluitvorming in elkaar?
Een projectsecretaresse met bestuurlijke kennis is daarom een volwaardige partner in dit complexe proces van samenvoegen van mensen, culturen, systemen en taken. Voor mij geldt dat ik het geweldig vind om alle partijen zo goed mogelijk bij te staan en op die manier een zinvolle bijdrage te leveren in dit complexe web van mensen en belangen.
Ambtelijke samenwerkingen en fusies zetten veel in beweging. En de extra druk die dat met zich meebrengt, kan slopend zijn. Een goede begeleiding levert vaak veel meer op dan vooraf gedacht. De winst? Een soepel lopend project kost minder tijd en geld en de deelnemers en klanten zijn tevreden.
In mijn volgende blogs ga ik graag verder in op de rol die de projectsecretaresse kan spelen in complexe processen. Ik ben benieuwd naar jouw ervaringen over dit onderwerp. Mail je reactie.