SharePoint in 7 gemeenten: startsein op 17 mei!

Op weg naar efficiënt samenwerken in projecten. De eerste stappen in ons SharePoint project zijn gezet en ik heb weer veel geleerd als beginnend projectleider. De aftrap voor de start-up, de plek van het project in de organisatie en hoe je de teamgeest bevordert. Laat je inspireren!

Start-up en doorpakken

Een goede start-up is cruciaal voor elk project. Het is belangrijk dat er aan het eind ervan een afgerond projectplan ligt met inzicht in de acties en wanneer deze nodig zijn. De procesbegeleider maakte mijn werk tijdens deze start-up aanzienlijk makkelijker. Dat was voor mij meteen een mooie oefening. Aan het eind van de dag lag er een mooie projectplanning en konden we aan de slag.

Hoewel, nog niet helemaal op volle kracht. Eind juni volgt een tweede sessie voor de risico- en stakeholdersanalyse om goed in kaart te brengen waar extra aandacht nodig zal zijn, in welke fase en voor wie. Door vooraf de oplossingen te onderzoeken kunnen we juist winst boeken op het moment dat problemen zich voordoen.

Een project staat nooit op zichzelf

Dat geldt ook voor het SharePoint project. De zeven deelnemende gemeenten willen niet alleen hun onderlinge samenwerking op het gebied van projecten verstevigen. Ze willen ook beter zichtbaar worden in de regio West-Friesland en werken daarom aan een nieuwe herkenbare huisstijl en een regionale website. De ambitie is om binnen 5 jaar tot de meest aantrekkelijke regio’s van Nederland te behoren. Gaandeweg ontdek ik dan ook dat “mijn” project niet los staat van de andere. In de communicatie gaan we echt op zoek naar efficiënte manieren om alle betrokkenen te bereiken. En dat gaat duidelijk verder dan alleen het SharePoint team.

Een hecht team: voorwaarde voor succes

Naast de relatie met de andere projecten en de organisatie, staat een goede teamgeest hoog op mijn agenda. Hoe beter de samenwerking binnen het team, hoe groter de kans van slagen. De start-up en het bezoek aan Microsoft zijn alvast belangrijke bouwstenen gebleken. Tijdens de start-up gingen alle neuzen actief dezelfde kant op. De experience sessie over Office 365 bij Microsoft liet ons zien welke mooie resultaten we kunnen boeken met SharePoint. Het gevoel echt als team onderweg te zijn naar één doel werd hierdoor versterkt.

Leermoment

De aftrap van de start-up bood mij als projectleider een mooie kans om het projectteam toe te spreken en te motiveren om het maximale uit deze dag te halen. “Kan ik dat? Hoe ga ik dat doen?” vroeg ik me af. Maar ik besefte dat ik dit echt wil. Dus: “waarom in mijn comfortzone blijven als daarbuiten veel meer te beleven valt.” (Loesje)

En hoe cliché ook, een goede voorbereiding is toch nog steeds het halve werk: bedenken wat ik wil zeggen, welke vorm ik kies (Powerpoint of iets anders) en hoe ik het luchtig en herkenbaar houd. En vooral: niet te groot. “Het gaat ons lukken om dit project tot een goed einde te brengen. Stap voor stap.” Dat was mijn boodschap. En daar geloof ik in.

Tips?

Uiteraard is het nog te vroeg om te evalueren. Een eerste punt heb ik al wel op mijn lijstje. De volgende keer zou ik het prettig vinden om de sessies over het projectplan en de risico- en stakeholdersanalyse binnen een kortere tijdspanne te organiseren. Iets wat nu, door eerder geplande vakanties, niet lukte. Het project start dan nog voortvarender en efficiënter. Eén van mijn stokpaardjes zoals jullie weten. (zie ook Efficiënt werken: hoe pak je dat aan?)

Ik heb echt zin in het vervolg! Als je goede tips voor mij hebt, aarzel niet om het in een reactie of een bericht te laten weten. Ik ben je bij voorbaat dankbaar. Je hoort van mij!

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *