Implementatietrajecten van nieuwe softwaretools of processen zijn vaak complexe projecten die over grenzen van afdelingen heen gaan en veel extra druk leggen op de dagelijkse gang van zaken. Mijn recente ervaring bij één van mijn opdrachtgevers met de implementatie van iBabs(*) laat zien hoe het werkt.
Waar loop je tegenaan?
De introductie van een nieuwe (digitale) tool of werkwijze, levert vaak wat weerstand op. Opmerkingen als: “Ik werk toch liever met een papieren versie” of “Ik heb het zo overgenomen van de secretaresse”, spreken boekdelen. Je eigen collega’s overtuigen van de zin en voordelen kan tijdrovend en lastig zijn. En het kost heel veel energie. Energie die je liever besteedt aan het werk dat zich opstapelt op je bureau.
Als externe implementatie begeleider is het voor mij makkelijker om hier boven te staan en aandacht te besteden aan het wegnemen van de bezwaren. Luisteren naar de betrokkenen en zorgen voor draagvlak is een niet te onderschatten aspect van implementatietrajecten.
Een objectieve blik
Aan de start is het essentieel om een goed beeld te hebben van het systeem zelf, de actuele situatie en de te verwachten veranderingen. Ik ga op zoek naar de logica achter de processen en wil weten waar knelpunten kunnen ontstaan en hoe die te voorkomen of op te lossen zijn. Ook deze informatie haal ik uit de gesprekken met de betrokkenen. Het klopt dat het vaak een hele puzzel is om alles goed in kaart te brengen. Zeker omdat ik bij aanvang niet altijd vertrouwd ben met het reilen en zeilen in de organisatie. Maar juist die afstand maakt het voor mij als externe mogelijk om kritisch te kijken en bijvoorbeeld vraagtekens te plaatsen bij werkwijzen die – uit gewoonte – gehandhaafd blijven. Wat is (nog) wel en niet (meer) effectief? Nieuwe systemen bieden nieuwe kansen. Als dat zichtbaar is, neemt de weerstand af.
De volgende stap
De analyse is gedaan en de bezwaren zijn grotendeels weggenomen. Nu is het tijd om de gebruikers klaar te stomen zodat ze optimaal kunnen werken met het nieuwe systeem. Ik heb inmiddels zoveel informatie achter de hand zowel over de tool als over de gebruikers dat ik snel, effectief en doelgericht kan opleiden en coachen. Ook kan ik tijdelijk het beheer voor mijn rekening nemen en vraagbaak blijven. Zaken die de druk op de dagelijkse werkzaamheden wegnemen.
Extern of intern?
Twijfel je nog of je de begeleiding van een implementatie intern doet of uitbesteedt? In mijn ervaring levert het echt wat op om een externe implementatie begeleider in te zetten.
De belangrijkste voordelen nog even voor je op een rij:
- Draagvlak creëren of vergroten is makkelijker
- Een objectieve kijk: wat is (nog) wel/niet (meer) effectief?
- Extra druk intern blijft beperkt.
Implementaties waarmee ik veel affiniteit heb, zijn vooral gericht op digitalisering van processen en efficiënt werken (bijv. iBabs, Office 365, Teams en SharePoint) omdat het bijdraagt aan efficiency en procesverbetering, twee van mijn stokpaardjes 😉 Lees hierover ook een van mijn eerdere blogs Efficiënt werken: hoe pak je het aan?
Heb je nog twijfels of heb je andere ervaringen? Laten we in gesprek gaan.
(*) iBabs is een programma dat het makkelijker maakt om effectiever te vergaderen met collega’s.